このルール破ってない?わかりやすいプレゼン資料作りのための7つのコツ




本記事では、新入社員時代は上司に「何を伝えたいかわからない」と散々に言われていた著者が、までは「プレゼン上手いね!」とまで言われるようになった、プレゼン資料の作り方を紹介。

社会人になると避けては通れない報告の場だが、実際に著者が実施している資料作りのコツを実践して、アナタの努力を最大限評価してもらえるようになってほしい。

 

時間が無い人のためにこの記事のまとめ

記事の要約
  1. 目的をはっきりさせる
  2. 結論からシナリオを考える
  3. スライドの文字はシンプルにする
  4. 結論は早めに述べる
  5. 本筋からずれるものは排除する
  6. 図やグラフを活用する
  7. まとめページは必ずつける

 

プレゼン資料の作り方その1

プレゼン資料を作成するうえでもっとも重要なのが、そのプレゼンの目的が何なのかをしっかりと理解すること。

 

しかもこの目的は聞く人が次にどういったアクションを起こすのかというところまでとらえて考えなければならない。

なぜなら、自身の業務はプレゼンを行うことで終了かもしれないが。必ずそのレゼンを受けて、聞き手は次のアクションを起こさなければならないからだ。

 

例えば経営層に向けて報告する場合、アナタの報告を受けた経営層の人間は今後の方針を判断してもらわなければならない。

 

さらにもう一つ例をあげると、取引先に自社のサービスのラインナップをプレゼンする場合、取引先の人たちは提示された選択肢の中から、自分たちにとって一番価値のある選択をしなければならない。

 

このように、必ずプレゼンを行った後には、受けてのアクションが待っているのだ。

したがって、プレゼン資料作成の前にまずは受け手がどんなアクションをするのかを考えなければ始まらない。

むしろこれさえ出来れば資料作成はほとんど終わったといっても過言ではない。

 

プレゼン資料の作り方その2

受け手の次のアクションが想像出来たら、次はプレゼンのシナリオを具体的に考えるステップ。

 

話の構成としては、プレゼンの目的→結論→理由→まとめという流れが一番聞き手にとって理解しやすい流れとなる。

 

よく起承転結などというが、とりわけ社内のプレゼンに至ってはとっとと結論を述べる方が得策だ。

というのも社内のプレゼンでは、聞き手が前条件を理解している場合がほとんどであり、何よりも彼らは結果にしか興味がないからだ。

 

そうでない場合でも報告を受ける時点で、報告する内容はある程度想像ができるので、結論は早い段階で告げるといいだろう。

 

客先や全く報告内容について知識の無い人に報告する場合は、多少前提情報のインプットが必要になるが、大筋は一緒で問題ない。

 

プレゼン資料の作り方その3

スライドの文字は箇条書きでシンプルに書くことが重要だ。

Simple is  bestと言われるように、物事は何事もシンプル、すなわち簡潔に表現するべきである。

文字も小さく、1枚のスライド内に様々な文字が入ってくると、本当に読みづらくて仕方がない。

更に文章が長くなればなるほど、フォントも小さくしなければならないため、情報を理解するだけで、聞き手にとっては相当のストレスがかかってしまう。

結論を出すうえで”決め手となる情報”というのは、それほど多くないので、スライドに表示する文字は最低限にとどめることがわかりやすいスライドを作るうえでのポイントである。

 

プレゼン資料の作り方その4

 

 

報告をする際は早めにその結論を述べるといい。

そうすることによって聞き手の頭には、「どうしてこの結論になったのだろう」という思考が生まれるため、そこに合わせてプレゼンを展開するだけでよくなるからだ。

 

聞き手が次に何を気にするのかがわかっていれば、準備も簡単に行えるはずだ。

一対一のコミュニケーションでも初めに結論を述べ後からその理由を述べなさいと言われるが、それと同じで、結論を先に提示されることにより、聞き手にの頭に無意識に論理的思考が展開される。

 

プレゼン資料の作り方その5

前述したとおり結論の後は理由だが、検討したすべての内容を伝えていてはきりがない。

重要なのは、いかに結論に対してノイズの少ない理由を示すことが出来るかが重要である。

 

上のスライドは原価低減活動の検討報告の例である。

この報告の場合は、かかる経費(人件費等)に対して、メリットあるものかどうかを提示することが求められる。

その中で算出された数字は重要であるが、算出する過程で用いた様々な計算式はあまり意味をなさない。

予備スライドや算出額ページとして用意しておくのはいいが、これらをひとまとめにスライドに入れてしまうと、そちらの方に意識が行ってしまうので、受け手の思考は本筋を逸れて判断に集中できなくなる。

必ず結果が正しいものであるのが大前提であるが、

なるべく理由のスライドも結果だけを示し、無駄な情報は省くようにする。

 

プレゼン資料の作り方その6

人類の歴史で見れば、人間が文字を扱うようになったのはごく最近の話である。

したがって、人間はまだ文字を処理する能力に長けていない。

プレゼンでも表現できるものはなるべく図やグラフを用いて、イメージで直接脳に訴えかけられるような資料作りを心掛けなければならない。

提案のプロとも呼べるコンサルの方のプレゼンなどを見ていると文字ではなく画像を多用している場合がほとんどである。

 

画像などをうまく駆使することによって、共通イメージを持つことが出来るので、当たり前のことを質問されるという無駄な時間も省略できるので、常に文章をイメージで伝えられないかを意識するといい。

 

プレゼン資料の作り方その7

最後にまとめページで今までの情報をまとめたページを作る。

報告後の質疑応答でもこのページを掲示しておけば、聞き手もより無駄のない質問を投げかけることが出来るので、必ず集約した情報をまとめたページを作成する。

ここではほかのページに比べ、多少字数が多いページとなるが、このページ以前でしっかりとイメージを共有することが出来ていれば、受け手にさほどストレスにはならない。

 

まとめ

いかがだっただろうか。

著者は、バリバリの理系出身人間だが、このやり方を駆使することによって、会社内で「プレゼンがうまい人間」という謎の地位を獲得している。

実際に入社当初と比べ、報告で躓くことや再検討の判断が下りることがなくなった。

どんなプレゼンもしっかりと検討しているのが大前提だが、自分が頑張った結果を正当に評価していただくためにも、今回の記事を参考していただき、日々工夫しながら取り組んでいただきたい。